提供行政支持行政领导一般监督下的最高水平。执行的工作多种多样,一般行政和/或项目的分析。工作经常需要使用计划,自由裁量权和独立的判断。这一立场可能执行一些秘书支持。额外的指导可能会提供一个详细的职位描述。
- 解决一般复杂的查询和问题和回复信件或电话联系区域内的责任由主管建立指导方针。
- 组成的信件和备忘录,准备图、表和手稿,演讲和大众传媒,准备报告和演示材料。可以协助格兰特和合同资料。
- 日程安排和维护日历和旅游线路;坐标相关的安排符合所有大学、政府、和/或资助政策和指导方针。
- 负责归档系统,精度和合规文件,记录和报告分配区域。知识库维护法律和监管要求的文件。
- 接收、分类、和解、巩固和/或总结文档和信息。
- 使用部门所需的知识编译的数据报告,项目,和/或大学的政策和程序。
- 负责数据录入、准确和及时的提交的数据进行处理在金融和/或人力资源系统。
- 房间分配协调会议和聚会,邀请参与者,并根据需要安排茶点和设备。准备和分发会议纪要。
- 可能批准和协调购买办公用品和设备。
- 屏幕和接收和引导游客的电话和电子邮件。
- 检索信息部门、大学和/或系统水平和/或项目记录并生成报告与分析。
- 定期处理机密信息和敏感问题的最高水平。
- 低层次的员工提供指导和方向。
- 可以将培训入门级文职人员。可能导致员工的支持。协助面试、方向和调度的工作人员。提供输入较低的员工绩效评估。
- 作为高水平的管理和外部分配区域内与他人联络关于采购管理问题,人员,设备和操作。
- 可能维持或协调财务记录/报告。FMS培训可能需要合格分数。可能签名权力有限。
- 建议5月和主管安排的政策和流程草案。负责日常的决策和判断,并且可能帮助或提出建议关于复杂或有效的决策。
- 分配的其他职责。
认证/技能
- 先进的工作知识标准办公软件如文字、Excel、PowerPoint和前景是必需的。
- 可能需要使用大学的金融系统。
教育
经验
- 七(7)年相关的工作经验。
- 丰富的经验与调度、维护日历,需要和旅游线路。
- 经验或一般报告需要准备会议材料。
