这是第二步入门级的工作,在更一般的定义的监督下执行日常任务。执行各种中等复杂的文书任务支持分配区域。这个职位可以提供秘书支持。主管部门可以提供额外的指导部门职位描述。
- 对非常规信件或电话联系区域在准则建立了主管的责任。
- 起草信函和备忘录;准备图、表和手稿;准备报告和演示材料。
- 时间表和维护日历、旅游线路,并协调相关安排符合所有大学、政府、和/或资助政策和指导方针。
- 可以维护和协调分配财务记录/报告。
- 接收、分类、和解、巩固和/或总结文档和信息。
- 使用部门所需的知识编译的数据报告,项目,和/或大学的政策和程序。
- 协助数据输入和基本处理金融和/或人力资源系统。
- 安排会议和房间,邀请参与者,并根据需要安排茶点和设备。准备和分发会议纪要。
- 维护办公用品和设备。
- 屏幕和接收和引导游客的电话和电子邮件。
- 检索信息从项目部门和/或记录。
- 可能处理机密信息和敏感问题。
- 可能训练入门级文职人员。
- 处理基本适度复杂的查询。
- 可以转让常规预算或财务主管的责任。
- 建议根据主管的分配政策和流程。
- 分配的其他职责。
认证/技能
- 工作知识的标准办公软件如文字、Excel、PowerPoint和前景是必需的。
- FMS培训可能需要合格分数。
- 可能需要使用大学的金融系统。
教育
经验
三年的办公室工作经验。
经验调度和维护日历&旅游行程。
准备会议材料或一般报告相关经验者优先。
