提供一般的行政支持部门或一组专业人士在一般的监督下。执行的工作多种多样,一般行政和/或项目导向的。工作有时需要使用的主动性和判断。这个职位可以提供秘书支持。主管部门可以提供额外的指导部门职位描述。
- 解决常规调查和问题和应对非常规信件或电话联系区域内的责任由主管建立指导方针。
- 组成的信件和备忘录;准备图、表和手稿;准备报告和演示材料。
- 日程安排和维护日历和旅游线路;坐标相关的安排符合所有大学、政府、和/或资助政策和指导方针。
- 开发文件系统;维护文件,记录和报告分配区域。
- 接收、分类、和解、巩固和/或总结文档和信息。
- 使用部门所需的知识编译的数据报告,项目,和/或大学的政策和程序。
- 负责或协助数据输入和基本处理金融和/或人力资源系统。
- 安排会议和房间,邀请参与者,并根据需要安排茶点和设备。准备和分发会议纪要。
- 可能需要维护办公用品和设备。
- 屏幕和接收和引导游客的电话和电子邮件。
- 从部门和/或项目记录和检索信息可能产生报告。
- 处理机密信息和敏感问题。
- 为其他支持人员需要提供备用。
- 低水平的员工可以提供指导和方向。可能训练入门级文职人员。可能导致员工的支持。
- 可以作为行政联络与他人和外部分配区域内有关行政问题采购、人员、设施和操作。
- 可以转让常规预算或财务主管的责任。
- 可能维持或协调财务记录/报告。
- 建议根据主管的分配政策和流程。负责日常的决策和判断。
- 分配的其他职责。
认证/技能
- 工作知识的标准办公软件如文字、Excel、PowerPoint和前景是必需的。
- 可能需要使用大学的金融系统。
教育
经验
四(4)年相关的工作经验。
经验与调度、维护日历,需要和旅游线路。
准备会议材料或一般报告相关经验者优先。